La imagen de arriba es una interpretación moderna de la Torre de Babel, simbolizando la legendaria confusión del lenguaje, con un toque tecnológico. Representa el problema que intentamos resolver con la definición de una ontología: optimizar la comunicación y transacciones entre los actores de un sistema, en particular, en el caso nuestro, entre compradores y proveedores en un mercado de bienes MRO (Mantenimiento, Reparación y Operación), mediante un lenguaje común, que todos entiendan.
La irrupción masiva de la inteligencia artificial, ha hecho posible la automatización total del procurement de bienes MRO. En el centro de esta transformación se encuentra la ontología adoptada por compradores y proveedores como base para la comunicación. Este término, que puede sonar técnico y abstracto, es en realidad la base que permite la automatización de todo el proceso de compra MRO.
¿Qué es la Ontología en el Contexto del Procurement?
La ontología, en términos sencillos, es un modelo estructurado que define las clases, atributos y relaciones entre los bienes dentro de un dominio específico, en este caso, los materiales MRO. Imagina la ontología como un diccionario compartido por todos los actores del marketplace, tanto compradores como proveedores, donde se establece un lenguaje común para describir con precisión cada ítem.
El bot comprador, una IA, necesita conocer qué objetos se transan en el marketplace y bajo qué reglas y condiciones se realizan estas transacciones. La ontología define qué objetos existen en su "realidad" y cómo son estos objetos, es decir, sus atributos, como "dimensiones", "potencia" (en el caso de un motor), etc. Los proveedores, por su lado, están caracterizados por atributos como su desempeño histórico, nivel de riesgo, entre otros. Los proveedores son preseleccionados, según filtros definidos, para solicitarles una cotización, de entre aquellos que ofrecen items que hacen match con el requerimiento de compra. Las cotizaciones recibidas, por su lado, tienen sus propias características, como "precio" y "plazo de entrega", entre otras. Un algoritmo que aplica ciertas reglas, define cúal es el proveedor a adjudicar, lo que luego se materializará, con la aprobación de un Purchasing Officer humano, en una orden de compra. El proveedor, que comparte la misma ontología, puede o no ser un bot.
La ilustración de arriba representa una adaptación de la Alegoría de la Caverna de Platón al contexto de la inteligencia artificial y la automatización del procurement. Esta imagen muestra cómo los materiales descritos en la ontología son como las proyecciones de las sombras de los objetos reales, que los compradores y proveedores transan en el marketplace.
El término "ontología" tiene sus raíces en la antigua Grecia y proviene del griego "ontos," que significa "ser" o "lo que es," y "logía," que significa "estudio" o "ciencia." La ontología es, por tanto, el estudio del ser o de la existencia. Platón hizo importantes contribuciones a la ontología con su teoría de las Ideas o Formas, donde argumentaba que las entidades materiales que vemos en el mundo son solo sombras o reflejos de las Formas ideales, que son las verdaderas realidades.
La compra B2B de bienes MRO es un proceso racional, sin componentes "emocionales", que identifica la mejor fuente de aprovisionamiento de un bien, optimizando el "match" entre la demanda y la oferta, comparando los atributos sin ambiguedad, bajo escalas de medición estandarizadas, y optimizando las variables definidas para la transacción, como precio, plazo y riesgo de incumplimiento, entre otras. Por otro lado, el mercado MRO es altamente comoditizado y con información bastante completa, por lo que se acerca a un mercado con "competencia perfecta".
Para maximizar sus ventas por este canal, los proveedores deben enfocar sus esfuerzos en asegurar la visibilidad de su catálogo actualizado de productos a sus potenciales compradores, maximizando la probabilidad de match oferta/demanda, pasar los filtros para que se le solicite cotizar, donde su calificación es determinante, para luego presentar una oferta competitiva.
La Descripción Correcta: El Paso Clave para la Automatización
El proceso de automatización del procurement comienza con la correcta descripción del bien. Esto puede parecer simple, pero es la piedra angular sobre la cual se construye todo el sistema. Una descripción adecuada y estandarizada basada en la ontología asegura que los sistemas automatizados puedan interpretar, comparar y gestionar la información sobre los bienes de manera precisa.
Cuando compradores y proveedores comparten esta ontología, se elimina la ambigüedad en las transacciones. Los sistemas pueden identificar exactamente qué se está comprando o vendiendo, comparar ofertas de manera efectiva y generar órdenes de compra con la confianza de que los materiales llegarán cumpliendo con las expectativas.
¿Cómo contribuimos entonces a optimizar el marketplace MRO?
Beneficios de una Ontología Compartida en un Marketplace Automatizado
Eficiencia Mejorada: La estandarización de descripciones permite que las transacciones se realicen más rápidamente, ya que los sistemas automatizados no necesitan interpretar o corregir datos inconsistentes.
Reducción de Errores: Al eliminar la ambigüedad en la descripción de los bienes, se reducen significativamente los errores en las órdenes de compra, lo que resulta en menos devoluciones y ajustes.
Optimización de la Cadena de Suministro: Una ontología bien definida y compartida facilita la integración con otros sistemas empresariales, como el ERP, mejorando la planificación de inventarios y la gestión de la cadena de suministro.
Mejor Colaboración: Cuando todos los actores del marketplace utilizan el mismo "lenguaje," la colaboración entre empresas se vuelve más fluida y efectiva.
Responsabilidad social: El robot puede incorporar reglas para incentivar la participación de proveedores locales, la adopción de prácticas sustentables y otras que contribuyan al bienestar de la comunidad y del planeta.
Conclusión
La automatización del procurement de bienes MRO no es solo una tendencia; es una evolución necesaria en un mundo empresarial cada vez más exigente. Y en el corazón de esta automatización se encuentra la ontología, que garantiza que cada ítem sea descrito, entendido y gestionado de manera precisa por todos los actores involucrados. Adoptar una ontología compartida no solo mejora la eficiencia operativa, sino que también prepara a las empresas para enfrentar los desafíos de un mercado global cada vez más competitivo.
