¿Por qué una plataforma de compra spot MRO?

En un futuro no tan lejano, las compras spot de items MRO (mantención, reparación, operación) serán totalmente automáticas.

Para los compras de estos items, actualmente se busca establecer convenios se suministro con los proveedores. La empresa compradora identifica el listado de items que requiere, estimando cuánto y cuándo requerirá de cada item en el futuro. Esto se deriva de la planificación de la producción y mantenimiento de las plantas. Se puede proyectar cada cuánto tiempo se deben reemplazar las partes y piezas, el consumo de lubricantes, y en general los materiales requeridos para la producción planificada. Se estiman niveles de stock requeridos, y cada cuánto tiempo se solicitará su reposición y el tamaño del pedido. Al predecir la demanda por items MRO se podrá entonces negociar en mejor forma un convenio de suministro. Algunas veces, el inventario será manejado internamente, otras el proveedor lo manejará, incluso poniendo un almacen en el recinto de la minera. 

Se aspira entonces a planificar de acuerdo a un modelo matemático de la demanda de items MRO, que se deriva de la producción y las características de la planta, los tiempos de entrega y otros factores. Estos items de consumo recurrente son catalogados en el catálogo maestro de materiales, con descripciones lo más claras y estandarizadas posibles, de modo que todos los prosibles proveedores las puedan entender, si es que se les pide cotizarlas para proveerlas y reponer el stock, y así mantener un mercado de suministros MRO competitivo.

Pero este modelo matemático no es tan fácil de parametrizar. Hay muchas compras que finalmente no son planificadas. Son las llamadas compras spot. La mejor práctica es catalogarlas, con descripciones normalizadas, de manera de identificar patrones de consumo, y si se requiere, establecer un convenio de suministro. Pero también, puede que se trate de compras muy aisladas, no recurrentes y tampoco planificadas. En tal caso, a veces el texto descriptivo es libre (free text), en especial si es una urgencia y no hay tiempo para catalogarlo bajo una norma. El problema de esto, es que no se identificarán patrones, y el otro es que no todos los proveedores podrían entender lo que se pide y ofertar, perdiendo competitividad.

Una gran parte de estos items free text sí son recurrentes, pero see compran como si no lo fueran. Esto es muy ineficiente.

Hay quienes piensan que las deficiencias en la planificación tienen raíces culturales, difíciles de erradicar, pero a un nivel profesional, este argumento ya no es válido. Hay metodologías que aplicar para modelar el consumo de items MRO.

Y mientras se avanza en la construcción de un modelo complejo de proyección del consumo (el cual en su caso más avanzado -y probablemente utópico- debiera ser capaz de entregar el modelo de consumo de cada item catalogado en el maestro de materiales) se requiere comprar spot. 

También nos pasa a nivel doméstico, al planificar las compras del supermercado. Podríamos estimar la demanda de leche, carne, aceite, etc. y realizar el pedido mensual y semanal, para que nos llegue a la casa. Y había una solución de delivery para esto en Santiago, hace muchos años. Sin embargo, cuando llegó una solución para la compra urgente, Cornershop, fue cuando la gente adoptó al fin en forma masiva una nueva tecnología web.

La plataforma de Unilink de compra spot aborda un problema similar. Por eso coexiste con nuestra plataforma de licitaciones o las otras plataformas de licitaciones que existen en el mercado. A diferencia de estas, la plataforma de compra spot de Unilink, que llamamos Procure4MRO, opera especializada para este tipo de compras, integrada al ERP de la minera. Es fundamental que opere integrada, pues las descripciones provienen del catálogo maestro de materiales, y las solicitudes de cotización son generadas a partir de consolidar la demanda de los usuarios de distintas áreas. Luego pasan a la plataforma cloud Procure4MRO.

Aquí hay un algoritmo que recomienda los proveedores a invitar a cotizar. En el siguiente post lo describiremos. 

Cat4MRO y competitividad del mercado

En Chile, no es inusual encontrar mercados poco competitivos. De hecho es tema del debate público. Colusión de pollos, de papel higiénico, de farmacias. Vemos incluso poca competencia en servicios como AFPs, Isapres y banca. Y vemos cómo los mercados tienden a concentrarse en pocos actores en supermercados y retail. Y otros que parecen competir, pero ninguno es capaz de capitalizar las deficiencias de la competencia para llevarse a la clientela, por fallas del mercado, como el de los proveedores de Internet, esenciales en el teletrabajo. 

En el B2B también hay concentración y fallas en la competencia. El caso más ilustrativo es el de los ERPs. Prácticamente hay un monopolio en las grandes empresas, en particular en la minería. Y sabemos lo que traen los monopolios: precios más altos y calidad inferior, software que en su core innova muy poco, con una experiencia de usuario deficiente, anticuada, y una serie de falencias, que se producen porque la amenaza de que la competencia se lleve al cliente es mínima. Se transforman en clientes cautivos. Su estrategia parece ser la adquisición de empresas que le pudieran competir. Pareciera que su estrategia es mantener el monopolio vía inhibir la competencia en lugar de tratar de innovar y mejorar el servicio.

En el ámbito de la minería, en el mercado de proveedores de ítems MRO (mantención, reparación y operación), también hay cierta concentración en los OEM fabricantes de equipos y que además suministran los repuestos que se compran con un número de parte. Aquí la competencia se da más bien en los dealers que compiten con los distribuidores oficiales. 

En los ítems genéricos hay muchos actores, pero igualmente hay fallas del mercado que hacen que no sea todo lo competitivo que pudiera ser. Así nos encontramos con proveedores que tienen mejores precios, plazos de entrega y servicio que los incumbentes (los proveedores a los que actualmente las mineras le compran los items), pero no logran desplazarlos. ¿Por qué ocurre eso? 

Ocurre por cómo la empresa minera compra. Un comprador puede no estar especializado en categorías (en especial en mineras de menor tamaño), y por lo tanto no ser un gran conocedor del mercado, menos si es dinámico. No conocerá a los proveedores nuevos. Por otro lado, la gran carga de trabajo (ítems a comprar), no deja tiempo para investigar el mercado. Hay que apurarse en comprar. Demorarse mucho, podría significar mayores inventarios (para evitar los quiebres de stock e impactar en un proceso), que son costosos. Entonces una práctica no poco común, es invitar a cotizar al proveedor al que se le compró la última vez y a unos 2 ó 3 más (en promedio se invitan 3,5 proveedores a cotizar). La tasa se respuesta es baja. Llegan menos de 2 ofertas en promedio. Y tiende a adjudicarse al mismo proveedor de siempre. ¿Por qué no ofertan los otros proveedores? 

Por 2 razones principalmente (entre otras): 1.  El proveedor fue mal elegido, en realidad no vende lo que le están pidiendo. 2. El proveedor no entiende lo que le están pidiendo cotizar: un número de parte que no reconoce, una descripción incompleta sin especificaciones técnicas o atributos que le permitan saber con certeza qué necesita la minera. Entonces oferta el que siempre ha ofertado. Incluso no es poco común que éste tampoco reconozca el ítem por su descripción, sino que lo hace porque viene con el código del maestro de materiales de la minera, y ese número es el que reconoce.

Estos son monopolios basados en la información, específicamente, la falta de buenas descripciones de los materiales y de métodos para seleccionar los proveedores que venden estos materiales.

Y ya sabemos lo que pasa cuando hay monopolios: los precios suben y la calidad del servicio baja (como el tiempo de entrega, por ejemplo, si es que la calidad del producto es fija)

Quedan fuera todos los proveedores que podrían mejorar esos precios y servicio, pero no son invitados o no entienden lo que les piden cotizar y el mercado pierde competitividad ¿Cómo resolvemos esto? ¿Cómo le inyectamos competitividad al mercado?

El año 2020, en plena pandemia, lanzamos Cat4MRO. 

Un catálogo "vivo" de items MRO para la minería, donde los proveedores mantienen su oferta actualizada, muchos ítems con precios referenciales.

La plataforma de Cotizaciones de Unilink (y próximamente la de licitaciones), consulta en Cat4MRO los proveedores que venden ítems similares a los que requiere comprar el comprador y se los sugiere, para que los invite a cotizar.

Es el nuevo método que permite que el proveedor invite a los proveedores correctos. No necesita ser experto en el mercado, el experto es Cat4MRO. No necesita digitar el RUT o razón social de las empresas proveedoras a invitar a cotizar, basta seleccionarlas de la sugerencia de Cat4MRO, sugerencia que se hace en base a un robot con un algoritmo basado en Machine Learning, que busca las coincidencias en las especificaciones técnicas.

De esta forma, el número de proveedores invitados sube al doble (de 3,5 a 7), pero lo que es mejor, el número de ofertas recibidas sube a más del doble. El resultado es que el precio al que se adjudica es muy inferior. 

Esto significa que un nuevo proveedor desplaza al incumbente. El mercado se ha vuelto más competitivo.

Pero hay aún algunos escollos. Para enviarle una orden de compra al proveedor adjudicado, éste debe estar creado en el maestro de proveedores del ERP. Y este procedimiento no es siempre expedito, por lo que la minera podría optar por no hacerlo e invitar sólo a los proveedores ya registrados. Aun si este es el caso, sólo por el hecho de seleccionar mejor a los proveedores a invitar, se captura un ahorro de 20% en precios.  De invitar a proveedores nuevos el ahorro puede ser mucho mayor.

Para tal efecto, en estos casos, la minera, para evitar crear nuevos proveedores, envía la orden de compra a Unilink, quien a su vez envía la orden de compra a los proveedores, simplificando el proceso para el comprador, de manera que se abra a la opción de invitar proveedores nuevos. Y así mejora aún más la competitividad del mercado.

Los proveedores hoy han visto limitadas sus opciones de dar a conocer su oferta actualizada de productos y servicios. La pandemia ha hecho que se restrinjan los encuentros entre proveedores y compradores, se han suspendido la ferias como Exponor y Expomin, se limitan las visitas a dependencias de las mineras y a los show rooms de proveedores. La forma más efectiva de darse a conocer hoy, es publicando el catálogo actualizado en Cat4MRO y prepararse a contestar RFQs y también consultas de usuarios que están en un proceso de descubrimiento de la oferta de proveedores.

Y que gane el mejor.

Plataforma para crear nuevos materiales

Nuestra experiencia ha sido que aquellas empresas que realizan una depuración de su maestro de materiales, y no implementan un proceso robusto de creación de nuevos materiales, pierden la inversión inicial, pues progresivamente los nuevos ítems no se crean bajo el estándar definido, y de este modo comienzan a duplicarse, creciendo en forma muy desordenada.

Todas las empresas tienen la intención de implementar este proceso, sin embargo, si no se hace con un sistema informático, el procedimiento tiende a desvirtuarse con la rotación de personal y la subsiguiente heterogeneidad de criterios, que hace que el estándar se relaje y desvirtúe a niveles pre-depuración.

Una solución que hemos visto que se intenta realizar, es la de configurar algún tipo de proceso en el ERP, sin embargo, este desarrollo es caro y en general poco efectivo, implica alto costo de licencias, además de que con los upgrades del ERP tiende a descontinuarse.

Por tal razón, en virtud de la necesidad del mercado, Unilink desarrolló una plataforma cloud, usada actualmente por muchas empresas en América Latina, que se integra al ERP y que permite tanto buscar los ítems en el maestro de materiales, incluyendo imágenes, plantillas de atributos, y otros criterios de búsqueda (mucho mas intuitivos y efectivos que los ERPs), lo que permite reducir el número de ítems solicitados en aprox 60%. En esta plataforma, si el usuario no encuentra el ítem, puede solicitar su creación, con un workflow de aprobación, un formulario con campos con listas desplegables y definición de obligatoriedad, y una funcionalidad para clasificar y definir atributos del material de acuerdo al estándar definido. Además permite identificar duplicados en forma automática. Otra ventaja es que incluye un panel de control que permite monitorear el estado de la solicitud, registrando el tiempo de demora, e identificar cuellos de botella y usuarios que no están buscando bien los ítems, los que se capacitan.

En la siguiente versión de esta plataforma, el cliente podrá acceder a una catálogo maestro colaborativo interempresas, en que participan los clientes de Unilink tanto compradores como proveedores, por lo que será posible la búsqueda del ítem no sólo en el maestro de materiales local, sino en el multiempresas, pudiendo “bajar” los ítems al erp local, ganando con ello productividad.

Competencia perfecta: un ideal muy lejos de volverse realidad

En un mercado con competencia perfecta, ninguno de los agentes puede influir en el precio del bien o servicio, es decir, tanto los vendedores como compradores son aceptadores de precio. Ver referencia

Las condiciones para competencia perfecta son muy ideales, y no se dan con frecuencia en la realidad. Una de las condiciones de la competencia perfecta es que haya un producto homogéneo y poco diferenciable entre competidores. De esta forma el comprador tiene múltiples alternativas de proveedores a los que comprar el producto, disminuyendo, en consecuencia, el poder de los proveedores y aumentando, en términos relativos, su propio poder negociador. Sin embargo en la práctica esta condición ideal no se da, salvo en los mercados de commodities, tales como minería, forestal, energía y recursos naturales en general.

Esta condición de tomadores de precio, limita el accionar de estas empresas. Para poder ejercer cierto control sobre su utilidad, a ésta no le queda más que controlar la cantidad producida y en alguna medida los costos de producción. Pero, dado que no necesita diferenciarse, la competencia tiende a ser menos relevante. De hecho, habría incentivos  a la colusión con los "competidores" acordando cuotas de producción, para aumentar el precio en función de la contracción de la oferta, lo cual es ilegal. El asociarse en supply chain, por otro lado, no es ilegal. De esta forma se podría mejorar el poder de negociación como comprador y así reducir los costos de operación, lo que beneficiaría a todos los compradores.

Pero para capturar beneficios, no es necesario asociarse con las empresas. Aplicando un simple concepto de la condición de competencia perfecta en la forma de comprar, puede lograrse un gran ahorro en los costos: commoditizar los bienes y servicios a adquirir. En bienes, que son tangibles, el problema está resuelto mediante plantillas de atributos específicos, o al menos en proceso gradual de resolverse, con especificaciones cada vez más detalladas y normalizadas, para facilitar la comparación y commoditización. En servicios, el problema es más complejo, pues se trata de intangibles, con muchos atributos no bien especificados ni fáciles de medir.

Sin embargo, vale la pena asumir el desafío, pues si como compradores no commoditizamos los servicios que contratamos, cada proveedor puede establecer una relación monopólica. Es complejo explicitar y medir atributos. Si ese atributo es algo tan difícil de medir como la empatía con el cliente, ¿qué hacemos? ¿Una escala de qué tipo? ¿De 0 a 100, según encuesta online que contestan los usuarios? Habría que encontrar una muestra representativa de clientes. Un  lío de administrar.

Es complejo commoditizar los servicios, salvo excepciones, como el hosting, la banda ancha, los seguros automotrices o los créditos hipotecarios. Pero no por ello se debe claudicar. La forma de obtener mejores servicios del mercado es haciendo competir a los oferentes y eso se logra commoditizándolos. Así por ejemplo, el estado chileno definió la CAE (Carga Anual Equivalente) para comparar las alternativas de créditos ofrecidos por distintas entidades financieras.

La idea es ponerse de acuerdo entre todos para estandarizar esas plantillas de atributos. Que los proveedores compitan en mejorar esos atributos u ofrecer otros que puedan ser valorados por el cliente. Que la relación no dependa de si es monopólica o no, sino de quien me da el mejor servicio. Difícil hacerlo, pero se pueden identificar normas como ISO y otras, que dan más elementos de análisis, aún con todas las imperfecciones e incentivos perversos que estos estándares pudieran incluir. Hay categorías mínimas para comparar cosas similares, una taxonomía es un elemento al que podemos acudir hoy. Las plantillas de atributos, aun no. Si pretendemos que los robots contraten servicios, deberemos ser capaces de identificar y caracterizar esos servicios, de manera que los robots los puedan analizar, comparar, y definir cuál es la mejor oferta para mis necesidades.

Robot Catalogador

Los gurús tecnológicos nos vienen advirtiendo hace tiempo que los robots y la inteligencia artificial terminarán tomando nuestros trabajos. Lo vemos muy lejano así es que no nos preocupamos. Pero la verdad es que en algunas áreas esto ya está pasando. Y una de esas áreas es la catalogación y la depuración de maestros de materiales.

Sin ir más lejos, en Unilink hemos desarrollado un robot catalogador, basado en Machine Learning, que toma como input descripciones de materiales no depuradas, y entrega como output, materiales clasificados, con valores normalizados de acuerdo a plantillas de atributos. Este proceso solía ser altamente intensivo en recursos humanos, catalogadores especializados en materiales MRO, de disciplinas mecánica, piping, eléctrica, electrónica, química, entre otras. Aún se necesita intervención humana, para el control de calidad, pero al robotizar el proceso, la productividad aumenta10 veces y se espera que cada vez el robot se vuelva más certero, pues aprende, y en algún momento no se necesite intervención humana.

Pero no es que los especialistas en MDM se vayan a quedar sin trabajo. Ya ha pasado muchas veces que llega un tecnología disruptiva que amenaza una industria, pero el efecto es otro. Internet trajo el correo electrónico, y no desaparecieron los correos físicos, por el contrario hoy el correo está en un gran momento, trasladando los paquetes que compramos en Amazon y las tiendas online.

Lo que sí pasará es que esa tarea tediosa, repetitiva, de clasificar y catalogar materiales la irán tomando los robots en vez de los humanos. Eso hará que los tiempos y costo de catalogación caigan fuertemente y se logre al fin una masificación de los catálogos bajo normas comunes, que facilite la comunicación entre las partes, la comparación de atributos y las decisiones de compra racionales.

Es lo que faltaba para el big bang ontológico.

Hemos sido testigos de la masificación de las redes sociales. Claro, basta con un click y agregas en Facebook o Linkedin a todos tus contactos. Pero no ocurre lo mismo con los catálogos electrónicos. Es decir, sí, puedes cargar descripciones y fotografías rápidamente en sitios como ebay o similares, o menos rápido en catálogos B2B. Pero sin un estándar. Ya clasificar los materiales es engorroso, describirlos en términos de atributos lo es más, porque ni siquiera hay una norma. Así vemos que los catálogos actuales, Amazon y Alibaba los más reconocidos, sí incluyen una taxonomía (distinta en cada caso), pero sus descripciones son textos libres a veces con más información, a veces con menos, sin estándar algunos acerca de cuáles son los atributos relevantes. ¿Cómo podemos hacer un benchmarking entre computadores o smartphones entonces? ¿Cómo podemos hacer un cuadro comparativo y tomar decisiones racionales? El marketing entonces no nos ayuda, más bien nos confunde, desvía la atención hacia aspectos más emocionales. Pero en el B2B no buscamos eso. Buscamos el mejor producto, al mejor precio que satisfaga la necesidad que tenemos. No vamos a perder plata porque un "rostro" dice que usa tal producto, o nos dejaremos engatusar por unas afirmaciones sin sustento verificable. Y para eso necesitamos un catálogo con un estándar, con atributos comparables.

Es una gran oportunidad para los desafiantes, que pretenden desplazar a los incumbentes con mejores características verificables de sus productos, y no sólo con una imagen si entregar toda la información.

Al fin se podrá cumplir uno de los supuestos de la economía: productos homogéneos, comparables, con toda la información a la vista. Habrá competencia de verdad, finalmente.

Los drones en la logística

En 2013, Amazon  anunció su servicio Prime Air de distribución por drones en tiempos inferiores a 30 minutos.  Jeff Bezos, dice que los drones “serán tan comunes como un camión de correo”.

Walmart por otro lado, ya está probando los modelos Phantom 3, como se ve en este video.

Y el modelo S900 de la compañía china DJI Technology.

David Vos, quien encabeza el Project Wing de Google, dijo que su compañía está en negociaciones con la Administración Federal de Aviación (FAA, por sus siglas en inglés) y otros accionistas para crear un sistema de control de tráfico aéreo para aeronaves no tripuladas que utilice tecnología celular e internet para coordinar los vuelos de los “drones” a altitudes inferiores a 152 metros.“Nuestro objetivo es tener el negocio comercial en marcha en 2017″ (ver noticia)

Mientras, esperan que la normativa les permita usar los drones, lo que ocurriría a comienzos del 2016.

En Chile, esperamos usarlos prontamente para distribución urgente de repuestos a empresas mineras y de energía.

Ontologística: hacia un estándar B2B para clasificar y describir bienes y servicios

La “ontología” intenta responder a la pregunta “qué entidades existen” y “cómo son”. La “ontologística” es la aplicación de la base conceptual de la ontología al dominio de los bienes y servicios que se intercambian en un sistema económico. El libro homónimo, recoge la experiencia práctica y teórica de decenas de proyectos de optimización de datos maestros e implementación de catálogos en la nube, para grandes empresas de América Latina y pretende sentar las bases para un estándar latinoamericano para clasificar y describir bienes y servicios. 

Público objetivo

“Ontologística” analiza  las mejores prácticas y tendencias de gestión de datos maestros en el contexto de comercio electrónico B2B en América Latina.

Las industrias en las que la problemática tratada en este libro es crítica, son aquellas con procesos productivos intensivos en bienes de capital e ítemes MRO (maintenance, repair and operations), entre las que se cuentan minería, energía y recursos naturales en general. También este enfoque es fundamental para la industria manufacturera y la construcción. 

Este libro está dirigido principalmente a directivos de la cadena de suministro de grandes empresas, tales como Gerentes de Abastecimiento (Compras, Adquisiciones o Procura), Logística, Contrataciones, Ingeniería de Materiales, Gestión de Inventario, Gestión de Almacenes y Bodegas. También es útil para los directivos de Tecnologías de la Información y Comunicaciones y quienes deban liderar proyectos de implementación de sistemas ERP, plataformas de comercio electrónico B2B, catálogos en la nube o proyectos de optimización de la cadena de suministros en general, así como directivos de áreas comerciales y de marketing de empresas proveedoras de bienes y servicios para estas industrias. 

Resumen

El catálogo maestro de materiales es un repositorio que contiene el listado de todos los materiales, insumos, partes, piezas o productos terminados, que utiliza una empresa, ya sea que los compre, almacene, produzca o venda. En este repositorio además se registran las distintas características de los materiales, tales como sus descripciones, taxonomía, historial de consumo, existencias, etc. El maestro de materiales es el corazón de los sistemas ERP y asociado a éste, el maestro de proveedores y servicios, entre los principales datos maestros que analiza el libro.

Estos maestros, con mucha frecuencia, se construyen en forma progresiva, en general sin ajustarse a un estándar, obteniéndose descripciones pobres, desactualizadas, con duplicados y obsoletos, lo que redunda en grandes ineficiencias en el abastecimiento y logística. 

Para solucionar lo anterior, se ha desarrollado una oferta de empresas que depuran, normalizan y actualizan los datos maestros, servicio pagado por los compradores. Para una misma industria, los ítemes en los maestros de cada comprador son similares, lo que no se aprovecha, volviendo a depurar una y otra vez los mismos materiales (sin input de los proveedores), y traspasando esta ineficiencia a los compradores, encareciendo el servicio. Además, los proveedores cambian sus ítemes constantemente y los maestros comienzan a desactualizarse, requiriendo al poco tiempo una nueva depuración. 

Al  momento de publicación del libro, América Latina pasa por un momento crítico de baja de los precios de los commodities y necesita preocuparse por contener los costos. La tesis del libros, es que la mejor forma de hacerlo es colaborando en la cadena de suministros. Con ello además se promueve la innovación y excelencia en la comunidad de proveedores, de manera que no compitan sólo en términos de menores precios, sino por incorporar atributos adicionales de alto valor a sus productos y servicios, mejorando en último término el TCO, lo que mejora la competitividad de esta comunidad.

Referencias

“Ontologística: hacia un estándar B2B para clasificar y describir bienes y servicios” (Master Data Managers Latam nº 1) (Spanish Edition).