El gasto no codificado (maverick spend)

Maverick, en inglés, es un díscolo, un disidente, un rebelde, alguien que se niega a acatar las reglas o resiste la adhesión a un grupo. El término se origina en  Samuel A. Maverick (1803-1870), ranchero de Texas, quien se rehusaba a marcar su ganado.

El  "maverick spend", se refiere a las compras fuera de contrato o de los canales establecidos por una organización.

Por ejemplo, el departamento de Abastecimiento Corporativo negocia un precio competitivo para ciertos modelos particulares de computadores portátiles con un distribuidor. Días después, alguien del departamento de Recursos Humanos, solicita la compra  de un modelo mucho más caro, para el que no se ha negociado un descuento.

Otro ejemplo: viajar en una línea aérea y alojarse en un hotel distintos a aquellos con los que la empresa ha suscrito convenios.

El impacto de bypassear  los canales y sistemas de compras preferidos puede variar desde ineficiencia operacional, pasando por desaprovechar las ventajas de negociación corporativa de contratos, a grandes multas y incluso penas de cárcel (ver fuente)

En Europa, el maverick spend está fuera de control. Se estima que  €433 mil millones se gasta fuera de los canales aprobados por los departamentos de adquisiciones de las empresas europeas, según esta investigación.

En el caso de los gastos de oficina, se estima que cuesta a los empleadores cientos de miles de dólares al año, según una encuesta reciente de trabajadores de oficina de Estados Unidos (ver fuente): 54% de los empleados reportan haber realizado compras sin la aprobación previa de sus jefaturas, y el 66% indica que se han realizado "compras riesgosas", tales como cenas excesivamente caras (38%), material de oficina para uso en el hogar (23%), y el upgrade a un nivel más alto del servicio aéreo (22%). Además, el 33% de los empleados dicen que han robado a la empresa al inflar el costo de un viaje en taxi en un recibo de taxi en blanco (16%), incurrido en gastos en artículos personales y pretender que son los gastos relacionados con el trabajo (14%),  aceptar una devolución de un artículo que ya cargan a gastos sin reportarlo (13%), aumento de la propina que había sido dado a un camarero (11%), como gasto del mismo artículo más de una vez (10%), y la creación de gastos falsos (7 %).

Pero en realidad  la mayor parte del gasto sin codificar, es generado por personas con la mejor intención de hacer su trabajo de la forma más rápida y eficiente posible, saltándose la excesiva burocracia.

En el caso que nos atañe a nosotros en este blog, nos enfocaremos en las compras no codificadas, que no utilizan los ítemes ya creados en el maestro de materiales y que gatillan cotizaciones y compras spot que son muy ineficientes en términos operacionales, además de no aprovechar los descuentos negociados corporativamente. Por otro lado, mantienen oculto este gasto, para fines del spend analysis, por lo que no es posible optimizarlo mediante sourcing estratégico.

Otro efecto, se encuentra en el ámbito tributario. En un siguiente post profundizaremos en este tema.