sábado, 11 de mayo de 2013

Maestro de proveedores en la nube


El maestro de proveedores es un caso particular de datos maestros. Es un repositorio que contiene el listado de todos los proveedores de la empresa, donde se registran datos tales como nombre, dirección, contactos, cuentas bancarias, jerarquía, taxonomía, etc.

Ver vendor master según SAP.
Ver propósito según SAP.

El uso que se le da es tanto para abastecimiento, como para cuentas por pagar.

Es común observar que los maestros de proveedores se encuentren desactualizados o con datos incompletos, provocando problemas para la interaccción comercial. El simple envío de un comunicado a los proveedores se vuelve una tarea compleja cuando el email o el teléfono están desactualizados. Los pagos se complican si las cuentas corrientes están erróneas o los datos de contacto en el proveedor para estos fines están desactualizados. Por otro lado, si los registros se duplican, podrían producirse pagos duplicados.

Los registros de proveedores en Internet permiten que una empresa especializada se haga cargo de la actualización de los datos de los proveedores, además de validar antecedentes de constitución legal de la empresa, situación financiera,  laboral  y comercial, entre otros. Esto puede ser particularmente útil para evaluar a empresas de servicios, antes de su adjudicación, donde hay mayor riesgo en el cumplimiento del servicio requerido.

En las industrias de recursos naturales interesa monitorear en particular los antecedentes de accidentabilidad e impacto ambiental.

Para el caso de proveedores de bienes, el riesgo es recibir un producto defectuoso, equivocado, con  atraso o en lugar que no corresponde. Por lo tanto, interesa evaluar al proveedor en términos del desempeño histórico en el cumplimiento de las condiciones de entrega.

Un registro de proveedores puede además incluir otros indicadores de desempeño de los proveedores. Estos sistemas pueden basarse en datos subjetivos, como la percepción de los usuarios o administradores de contrato, que se captura en base a encuestas en línea.  También pueden utilizar datos objetivos, como el cumplimiento del nivel de servicio acordado (SLA).

La evaluación del proveedor puede hacerse bajo distintos modelos, periodicidades, variables a evaluar, escalas de evaluación, flujos de aprobación, etc.  Puede evaluarse al proveedor en términos generales, o  se puede evaluar su desempeño en cada contrato, para luego consolidar una evaluación general.

Unilink ofrece un maestro de proveedores en la nube, que incluye un servicio de actualización y validación de antecedentes y un sistema de semáforos que muestra la situación en la que se encuentra el proveedor, que se calcula a partir de una serie de variables que se monitorean periódicamente. El semáforo es rojo, cuando la situación es de mayor riesgo; amarillo, cuando el riesgo es leve, y verde cuando no se advierten riesgos.

La mayor ventaja de Unilink, es que asociado a cada proveedor se encuentra su catálogo de bienes y servicios en una estructura normalizada que permite facilitar su búsqueda y comparación por parte de los usuarios de las empresas compradoras.

Otra de las ventajas es la integración con el sistema ERP de la empresa compradora, que permite ingresar  a la plataforma Unilink mediante single sign on. Además, se sincronizan los maestros de materiales y de proveedores del ERP periódicamente con los datos maestros en la nube. De esta forma se asegura consistencia.

La otra gran ventaja es que permite realizar un chequeo de precios (cotización) u orden de compra, directamente desde esta plataforma, y/o enviar los bienes seleccionados al ERP para que desde éste se envíe la orden de compra al proveedor, manteniendo el control en el ERP.

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