El principal problema de los maestros de materiales y cómo resolverlo

En más de 50 proyectos de optimización de maestros de materiales en América Latina en los que hemos trabajado, nos encontramos con un problema que se repite una y otra vez, y que se constituye en una gran fuente de ineficiencia operacional para empresas mineras, petroleras y cualquiera intensiva en equipos. Las consecuencias son enormes, pero la causa raíz es simple, pero por simple que sea, hasta ahora nadie había llegado con una solución práctica.

Cuando el comercio electrónico B2B comenzó a masificarse a principios del siglo 21,  una de las consecuencias del problema saltó a la vista, mermando la confianza en las transacciones electrónicas: una parte importante de las órdenes de compra electrónicas que salían de los ERP de las empresas mineras compradoras, eran rechazadas por los proveedores que las recibían. El proveedor entonces debía corregir el problema manualmente, comunicarse con el comprador, y pedirle que cancelara la orden de compra anterior, corrigiera el problema y volviera a emitirla.  

El re-trabajo involucrado no es menor, pues en lugar de emitir una orden de compra, se emiten 2 y se cancela una, por el lado del comprador, y se reciben 2 y se rechaza una, por el lado del proveedor. Es el triple del trabajo, al menos.

Aún más, si el proveedor o el comprador paga por transacción a la empresa de comercio electrónico, entonces pagará el doble.

Pero la mayor consecuencia es otra: pueden pasar varios días hasta que el proveedor reciba la orden de compra correcta. Si el stock del material está en un nivel muy bajo, y el tiempo de entrega sigue aumentando, entonces también aumenta la posibilidad de un quiebre de stock. Si el material es un repuesto de un equipo crítico, puede producir una suspensión del proceso productivo, con el consiguiente costo económico.

Esto aún ocurre y lejos de atenuarse, el problema persiste y crece con el aumento de actividad de las empresas, y nadie ataca el problema de raíz, aplicando sólo medidas correctivas reactivas, un "parche curita", en lugar de una cirugía mayor, que es lo que realmente se necesita.

La raíz de este costoso problema es muy simple: el repuesto de un equipo ha sufrido un cambio de número de parte que no fue actualizado en el maestro de materiales del ERP de la empresa compradora. La orden de compra para reponer el repuesto sale con el número de parte antiguo, que ha sido descontinuado, entonces la empresa proveedora debe rechazarlo, buscar el número de parte de reemplazo y comunicarlo al comprador, para que emita la orden de compra nuevamente con este número de parte actualizado.

Simple.

Pero ¿qué tan común es identificar ítemes con un número de parte del fabricante?

Tremendamente común. Los maestros de materiales de la minería y la energía tienen una gran mayoría de sus repuestos definidos como OEM. Y dentro de un maestro de materiales, la relación entre OEM a genérico oscila entre el 60%-40% al 90%-10%, siendo más común una relación de 70%-30%.

Es decir, la mayoría de los ítemes de un maestro de materiales se identifican con el número de parte del fabricante.

Pero ¿qué tan común es que un repuesto cambie de número de parte?

Demasiado común. Las marcas OEM están cambiando los números de parte constantemente. No es raro encontrar que cambien hasta 6 veces al año.

¿Podrían no cambiarlos? ¿Esa sería la verdadera solución de raíz no? Tal vez, pero en general en América Latina, sólo están los distribuidores de las marcas OEM que no tienen injerencia en estas decisiones.

Pero ¿por qué cambian? la respuesta a esta pregunta es meramente cultura general, porque es poco lo que podemos hacer desde aquí para cambiarlo. Pero tiene que ver con que los números de parte pretenden ser "inteligentes", incluyendo información de las características del repuesto en su nomenclatura  (ver post sistemas de numeración inteligentes versus secuenciales). 

Pero hay consecuencias mucho peores de este problema, cuando se combina con otros. Podría suceder que en uno de los centros de la empresa compradora, un usuario busque el número de parte en el ERP y no lo encuentre. Esto es más frecuente de lo que uno piensa, simplemente puede ocurrir porque el número de parte no está normalizado, y le sobra o le falta un guión, un espacio u otro caracter, o un "cero" se tipeó por error como una "o",  o el fabricante no está normalizado, por ejemplo en algunos casos se llama "CAT", en otros "CATERPILLAR", en otros "CATERPILAR" (por error se omitió una "L") o "CATERPILLAR INC." (con punto), ó "CATERPILLAR INC" (sin punto), etc, sin considerar que podrían confundirse otras letras, abreviaturas o simplemente contener un error de tipeo. Más confunde cuando los distribuidores agregan su propio número de parte y muchas otras variaciones que son fuentes de error. Las probabilidades de estos errores son enormes si el proceso de creación de materiales es descentralizado, es decir, los privilegios de creación y modificación de registros no están restringidos a una unidad de catalogación centralizada, con criterios y estándares bien definidos y únicos.

Y basta con que un registro tenga un caracter distinto en el número de parte o el fabricante para que sea considerado un registro distinto. Todo ello lleva a que el maestro se haga aún más desordenado y que encontrar un ítem cueste más que encontrar una aguja en un pajar. El usuario está mirando el reloj, porque necesita el repuesto para reparar el equipo y no lo encuentra, y el equipo sigue detenido y el proceso también, lo que le puede costar no solamente que el jefe lo reprenda, sino su bono, y un gran costo para la empresa por tener detenido el proceso.

La tentación es grande. No encuentra el ítem. Pasan los minutos. El equipo sigue detenido. Los operadores están reclamando. Mejor solicita crearlo.

La unidad de catalogación, si es que existe, podría darse cuenta, pero si no, creará el nuevo material con el número de parte y lo duplicará.

Los maestros de materiales que hemos visto contienen cientos de miles de registros duplicados, triplicados, etc. No es raro encontrar un número de parte repetido hasta 10 veces, con distintas variantes, producto de la falta de normalización.

Y entonces, el ítem recién creado se compra. Y como si ya no fuera suficiente caos, además este número de parte, una vez que el distribuidor logra identificarlo en la orden, resulta que está descontinuado y hay que buscar su reemplazo. Cuento corto, los repuestos se recepcionan en la bodega del comprador, y se almacenan. Nunca se supo que ya había un stock de ese mismo repuesto, y entonces comienza a duplicarse también el stock en bodega. La bodega crece y crece, y si no es ordenada, los stocks duplicados permanecen ocultos sin que nadie se dé cuenta. El costo del capital inmovilizado aumenta, el espacio ocupado y el caos de la bodega aumenta, la ineficiencia operacional aumenta.

Como si no fuera suficientemente grande el problema, hay más conscuencias. El usuario que mira el reloj mientras busca el repuesto en el ERP, podría decidir comprarlo como cargo directo, fuera del convenio existente con el distribuidor. Y entonces, gatilla un proceso de compra spot muy consumidor de recursos e ineficiente en términos operacionales, y que además desaprovecha las ventajas de precio del convenio suscrito.  Este gasto no codificado (conocido también como maverick spend), tiene también enormes consecuencias negativas (ver post)

La empresa compradora puede resolver el problema, depurando su maestro de materiales, homologando duplicados y actualizando los números de parte. Este es uno de los servicios que provee Unilink-Ontologística.

La mantención del maestro de materiales se centraliza en una unidad de catalogación, que es la garante de la calidad del maestro de materiales. Unilink-Ontologística entrega el servicio de creación de materiales extrernalizado, con un nivel de servicio que permite procesar las solicitudes rápidamente, filtrar todos los eventuales duplicados, y garantizar la adecuación a un estándar definido, de manera que el maestro crezca en forma ordenada y se le dé el sitial que realmente tiene dentro de la cadena de suministro de la empresa.

La ingeniería de materiales es el elemento clave que permite una cadena de suministro eficiente y una operación expedita.

Un proyecto de depuración del maestro de materiales, o master data cleansing, es altamente rentable. La inversión inicial produce enormes ahorros a la empresa, por lo que se paga muy rápido, en general en pocos meses. Y los beneficios pueden cosecharse por décadas.

Pero la depuración de un maestro de materiales es como una cirugía de liposucción. Se saca la grasa al individuo, lo que le permite volver a niveles razonables en sus indicadores de salud. Pero si no cambia de hábitos alimenticios y de actividad física, volverá al poco tiempo a engordar y afectar su salud.

En Unilink hemos diseñado e implementado la solución para mantener un maestro de materiales óptimo en el largo plazo.

Los veremos en un próximo post.