lunes, 23 de septiembre de 2013

Sistemas de numeración inteligentes versus secuenciales


¿Qué es mejor para un sistema de numeración de una base de datos maestros: un código inteligente o uno secuencial (correlativo)?

Los sistemas de numeración  "inteligentes" de los maestros de productos, en la práctica, se imponen en forma apabullante a los sistemas de numeración secuencial.

Pero esta vez aplica el dicho: "mal de muchos, consuelo de tontos"

Un número inteligente incluye información de las características del item. Por ejemplo, un número de parte: CEP-134M10FB-TT1234\R4, donde cada grupo de caracteres tiene un significado codificado, por ejemplo CEP para Capacitor y R4 para Revisión 4.

Basta con que cambie una de estas características, para que cambie el número de parte. 

Los códigos correlativos en las bases de datos maestras, operan como identificadores únicos o llaves de cada entidad o registro de una base de datos, que contienen la información de las características de tales registros. Si cambia alguna de estas características, la llave no cambia. Esto lo aprende cualquier alumno de ingeniería en el primer curso de introducción a bases de datos: la llave única, la clave, o "key". Si no entienden esto, entonces no entienden nada de bases de datos relacionales.

Pero a muchos les entra por un oído y les sale por otro.

¿Se imaginan si el RUT (rol único tributario) de una persona fuera "inteligente" y contuviera información, por ejemplo, de la dirección de su casa, de su trabajo, su cónyuge, o la profesión? Si fuera así entonces el RUT cambiaría si la persona se cambia de casa, de trabajo, cónyuge o de profesión. Y habría que inventar un sistema que permitiera registrar los cambios de RUT en la vida del sujeto. ¡Qué engorroso! La posibilidad de errores sería enorme. La cantidad de registros duplicados sería enorme. El seguimiento a una persona sería muy complejo y caro. Los problemas con las cuentas bancarias,  casas comerciales, el servicio de impuestos internos,  el sistema electoral,  y en general la relación con distintas instituciones privadas y estatales, serían gigantescos.

Así de ridículo es habilitar códigos inteligentes y así de costosas son sus consecuencias.  Y esta situación que parece de caricatura no dista mucho de la realidad con los números de parte de los productos: es un caos dantesco.

Y a pesar de ello, los números de parte de los repuestos de los equipos y otros materiales, son números inteligentes y no muestran señales de cambiar a sistemas de numeración secuenciales. 

Vencer la inercia de casi 200 años de prácticas que vienen de los respetados ingenieros próceres de la revolución industrial,  que sólo usaban papel y lápiz, hoy totalmente obsoletas desde la época de las bases de datos, no es tarea fácil.

Los números de parte "inteligentes" tienen raíces tan profundas en las operaciones de fabricación que pocos gerentes o ingenieros siquiera son conscientes de los costos innecesarios que generan en el entrenamiento y la rutina de decodificación y de los obstáculos que ponen en el camino del data mining, y el comercio electrónico.

Así como un RUT dinámico impondría enormes desafíos para el seguimiento de un sujeto en toda su vida, algo similar ocurre al intentar habilitar PLM (Product Lifecycle Management) para productos con número de parte "inteligente" (ver post acerca de TCO).

En "Product Lifecycle Management (PLM)",  Michael Grieves, de la Universidad de Purdue, informa que con la implementación de PLM los números de parte inteligentes son reemplazados por números de parte secuenciales. ¡Pero varios de los alumnos de esta universidad reportan en Linkedin que han implementado  "sistemas de numeración inteligente" durante las prácticas en empresas de fabricación! (ver fuente)

Nosotros también hemos visto implementaciones recientes de maestros de materiales con sistemas de numeración "inteligentes".

A pesar de que en América Latina no tenemos una larga historia de industrialización ni prácticas largamente arraigadas que tengamos que vencer, aún hay gerentes que deciden implementar códigos inteligentes, para aprovechar el campo "código" para meter tanta información como sea posible, como si el ERP no permitiera habilitar más campos de búsqueda. Habilitar campos para características adicionales implica un trabajo extra, que en general se evita porque están corriendo contra el tiempo en la implementación del ERP (pensamiento cortoplacista: pan para hoy, hambre para mañana), o porque los "expertos" del ERP recomendaron un sistema inteligente, pues es mejor tocar lo menos posible los campos del ERP, para evitar futuras complicaciones en los upgrades (la vieja escuela hoy en retirada del software on premises, ver post).  

El  argumento más atendible, a mi juicio, es que el código del item es siempre de fácil búsqueda en el ERP (recordemos que las búsquedas de materiales son poco amigables e intuitivas en los ERP, todo lo contrario a los catálogos en Internet), en cambio los campos adicionales pueden requerir más de un click, lo que se estima ineficiente. 

Pero los costos asociados a estos sistemas de numeración inteligente, considerando el ciclo de vida del material, en términos de ineficiencia operacional, son infinitamente superiores que los de los sistemas numéricos secuenciales.

Nosotros somos fuertes promotores de los códigos correlativos en los maestros de materiales, que operan como identificadores únicos o llaves de bases de datos que contienen la información de las características de tales registros. 

El problema de la dificultad en las búsquedas en el ERP, lo resolvemos cargando el maestro de materiales en la plataforma cloud de Unilink, que es intuitiva, y que además no requiere de traumáticos upgrades como el software on premises, pues está en la nube, lo que le ´permite cambios graduales y continuos.

En un siguiente post analizaremos las consecuencias de los cambios constantes de los números de parte, pero no nos quedaremos en el diagnóstico, sino que además les mostraremos cuál es la solución que Unilink ha desarrollado.

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